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A prescindere dal termine di convocazione dell’assemblea, l’approvazione del bilancio avviene alla conclusione delle seguenti fasi obbligatorie, che saranno di seguito approfondite: 

1. redazione del progetto di bilancio e della relativa Relazione sulla gestione;
2. trasmissione del progetto di bilancio e della Relazione sulla gestione all’organo di controllo (se esistente);
3. deposito del bilancio presso la sede sociale per la presa visione da parte dei soci.

Gli amministratori delle società di capitali devono redigere annualmente:

• il progetto di bilancio, composto da:
  • Stato patrimoniale, 
  • Conto economico,
  • Nota integrativa
  • e Rendiconto finanziario per tutte le imprese di maggiori dimensioni, per migliorare l'informativa sulla situazione finanziaria della società (per effetto delle novità introdotte dal D.L. 139/2015). Restano esonerati dalla redazione del Rendiconto finanziario, le società che redigono il bilancio in forma abbreviata (art. 2435-bis c.c.), e le micro imprese.
• la Relazione sulla gestione (ai sensi dell'art. 2428 del c..c.), se richiesta.

Se nella società è presente l'organo di controllo, tali documenti, prima di essere depositati presso la sede sociale, devono essere trasmessi all'organo di controllo (Collegio sindacale, revisore o società di revisione), almeno 30 giorni prima rispetto al giorno fissato per l'approvazione del bilancio, di conseguenza, se ad esempio, l'assemblea di approvazione del bilancio chiuso al 31.12.2022 è stata convocata per il 27.04.2023, gli amministratori dovranno trasmettere il progetto di bilancio (e, nel caso, la relazione sulla gestione) entro il 28.03.2023

Con tali documenti l'organo di controllo potrà formulare la sua relazione.

Se nella società non c'è l'organo di controllo, si procede subito al deposito dei documenti presso la sede sociale.

Il progetto di bilancio, insieme alla Relazione sulla gestione, alla relazione del Collegio sindacale/altro organo di controllo, deve rimanere depositato presso la sede della società, durante i 15 giorni precedenti alla data dell’assemblea e finché viene approvato, in modo tale che i soci possano prenderne visione.

Vediamo due esempi per capire a partire dalla quale i suddetti documenti devono essere depositati, a seconda della data di convocazione dell'assemblea:

Effettuati i vari adempimenti visti in precedenza, alle rispettive scadenze, il bilancio deve essere approvato dall'assemblea dei soci, che deve essere convocata con modalità diverse a seconda del tipo di società (Spa o Srl):

• per le Società a responsabilità limitata (Srl), se non è previsto nulla nell'atto costitutivo, la convocazione avviene mediante lettera raccomandata, da spedire ai soci almeno 8 giorni prima della data fissata per l’adunanza dell’assemblea, presso il domicilio che risulta al Registro Imprese, e in essa deve essere indicato il giorno, l'ora, il luogo e gli argomenti da trattare;
• per le Società per azioni (Spa)invece, la convocazione deve avvenire:
  • per le società non quotate sul mercatomediante
    • lettera di convocazione inviata ai soci 8 giorni prima, oppure 
    • mediante fax, e-mail o altri mezzi di comunicazione che garantiscano la prova dell'avvenuto ricevimento;
  • per le società quotate sul mercato tramite pubblicazione
    • in Gazzetta Ufficiale o 
    • su un quotidiano indicato nello statuto sociale,
      almeno 15 giorni prima rispetto al giorno fissato per l'assemblea.

Il bilancio deve essere approvato entro i termini stabiliti dall’art. 2364, comma 2, del Codice civile:

• entro 120 giorni dalla chiusura d'esercizio (termine ordinario); quest'anno il termine scade il 30.04.2023 per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare;
• entro 180 giorni dalla chiusura d'esercizio (termine straordinario); quest'anno il termine scade il 29.06.2023 per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare. La possibilità di approvare il bilancio nel maggior termine di 180 giorni è possibile solo in alcune ipotesi particolari, specificatamente previste dal codice civile:
  • società tenute alla redazione del bilancio consolidato;
  • presenza di particolari esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società; in quest’ultimo caso, il maggior termine deve essere previsto dalla statuto della società.